Vollmachtsdatenbank: Grundlegende Informationen

Dok.-Nr.: 1080468

Aktuelle Änderungen

24.05.2024

Das Dokument wurde aktualisiert.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Sie Hintergrundinformationen rund um die Vollmachtsdatenbank, zur Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen sowie zur Übermittlung der Vollmachten und der Vergabe von Untervollmachten für Mitarbeiter.

Das Dokument ist wie ein Leitfaden aufgebaut und verlinkt bei umfangreicheren Themen in separate Dokumente.

2 Grundlegende Informationen zur Vollmachtsdatenbank

Die Vollmachtsdatenbank ist ein Angebot der Bundessteuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Rechtsanwaltskammern an ihre Mitglieder.. Die Vollmachtsdatenbank wird Ihnen über die Homepage Ihrer Kammer als Online-Anwendung angeboten.

Die Vollmachtsdatenbank bietet Ihnen folgende Funktionen:

Eine Demo-Version zu Informationszwecken kann unter Demo-Version zur Vollmachtsdatenbank (Dok.-Nr.: 1002994) aufgerufen werden.

Der Prozess von der Registrierung in der Vollmachtsdatenbank bis zum 1. Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung ist von Kanzlei zu Kanzlei sehr unterschiedlich. Er lässt sich aber über folgendes Schema gut darstellen:

Zusammengefasst sind folgende Schritte in der Vollmachtsdatenbank notwendig:

3 Voraussetzungen und Registrierung

Welche Voraussetzungen Sie oder Ihre Kanzlei / Gesellschaft erfüllen müssen um eine Vollmachtsdatenbank registrieren zu können, ebenso wie die Registrierung selbst, finden Sie in folgendem Dokument:

Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen und Registrierung (Dok.-Nr.: 1036447)

4 Untervollmachten vergeben

Nach der erfolgreichen Registrierung in der Vollmachtsdatenbank können Sie als Vertretungsberechtigter Ihre Mitarbeiter für die Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank sowie für den späteren Datenabruf berechtigen.

Eine Anleitung und weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in folgendem Dokument:

Vollmachtsdatenbank: Untervollmachten vergeben (Dok.-Nr.: 1003328)

5 Vollmacht von Mandanten erteilen lassen

Um die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten elektronisch abrufen zu können, benötigen Sie die unterschriebene Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen Ihrer Mandanten in Papierform oder elektronisch mit digitaler Unterschrift.

Für die Vollmachtsdatenbank ist ausschließlich die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nach aktuellem amtlichem Muster (BMF) zu verwenden.

Unter Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen: Grundlegende Informationen (inkl. Vorlagen für Vollmachten und Anschreiben) (Dok.-Nr.: 1070515) finden Sie die Vorlage der entsprechenden Vollmacht und Informationen zu folgenden Themen:

Weiterführende Informationen bezüglich Vollmachten für Ehegatten, Untervollmachten oder Bekanntgabevollmachten finden Sie unter Vollmachtsdatenbank: Weiterführende Informationen zur Vollmacht (Dok.-Nr.: 1003325).

Hinweis

  • Die Vollmacht und die damit einhergehende Berechtigung sind untrennbar miteinander verbunden. Somit kann der Zugriff des Vollmachtnehmers auf das Steuerkonto nur durch einen Widerruf der Vollmacht aufgehoben werden. Gegebenenfalls ist eine neue Vollmacht mit Ausschluss des Datenabrufs zu übermitteln. (Quelle Finanzverwaltung)
  • Jede natürliche Person hat einen Auskunftsanspruch über die von ihr verarbeiteten Daten (Art. 15 DS-GVO). Dieser richtet sich gegen den Verantwortlichen und nicht gegen dessen Auftragsverarbeiter (vgl. Art. 4 Nr. 7 und Nr. 8 DS-GVO).

6 Vollmachten der Mandanten in die Vollmachtsdatenbank einpflegen

Wenn Ihnen die unterschriebenen Papiervollmachten Ihrer Mandanten vorliegen, können Sie sie in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und an die Finanzverwaltung übermitteln.

Beachten Sie, dass jede angelegte Vollmacht, unabhängig von ihrem Übermittlungsstatus (auch wenn nicht übermittelt), berechnet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Rechnung der Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer (Dok.-Nr.: 1022653).

Vollmacht darf nicht geändert werden

Der Inhalt der Vollmacht sowie Datum und Ort der an die Finanzverwaltung übermittelten Vollmacht müssen mit der Original-Vollmacht (in Papierform bzw. mittels Signaturpad unterzeichnete elektronische Vollmacht) übereinstimmen.

In der Vollmachtsdatenbank greift die Vollmachtsvermutung gemäß § 80a Abs. 2 AO. Die Finanzverwaltung schreibt Ihren Mandanten nicht mehr an. Nach Unterschrift auf der von Ihnen vorgelegten Vollmacht werden die Mandanten mit diesem Verfahren somit nicht mehr konfrontiert. Erfahrungsgemäß erhalten Sie innerhalb von 4-7 Arbeitstagen (in Einzelfällen auch länger) nach Übermittlung der Vollmacht die Freischaltung aller berechtigten Datenabrufe.

Stammdaten importieren

Um Ihnen die Erfassung der Vollmachten zu erleichtern, bietet Ihnen die Vollmachtsdatenbank eine Importschnittstelle an, mit der Sie die Stammdaten Ihrer Mandanten mittels einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe in die Vollmachtsdatenbank importieren können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Software-Anbieter, ob die Schnittstelle zur Vollmachtsdatenbank unterstützt wird.

Neue Excel-Vorlage seit dem 04.12.2025

Ab sofort ist der Import von Stammdaten nur noch mit der neuen Version der Vorlage möglich. Nutzen Sie noch die alte Excel-Vorlage, dann ersetzen Sie diese möglichst bald durch die neue Vorlage. Diese finden Sie unter Vollmachten in die Vollmachtsdatenbank importieren (Dok.-Nr.: 1048839)

Informationen zum Übermittlungsstatus „nicht eingetragen von Finanzverwaltung“ oder „storniert von Finanzverwaltung“ finden Sie unter Vollmachtsdatenbank: An Finanzverwaltung übermittelte Vollmacht wird abgelehnt (Dok.-Nr.: 1080568).

W-IdNr.

Seit dem 04.12.2025 kann in der Vollmachtsdatenbank die W-IdNr. erfasst werden. Diese hat aktuell noch keine Auswirkung auf das Verfahren der Vollmachtsdatenbank. Aus technischen Gründen benötigt die Finanzverwaltung weiterhin die Angabe der Steuernummern für die die Vollmacht gelten soll.

7 Nachvollziehbarkeit von Vollmachtsverhältnissen

Um jederzeit nachweisen zu können, dass das bestehende Vollmachtsverhältnis an das Finanzamt übermittelt bzw. gegenüber dem Finanzamt gelöscht wurde, sollten die in der Vollmachtsdatenbank gespeicherten Vollmachtsdaten regelmäßig exportiert und archiviert werden. Außerdem empfiehlt es sich, nach jedem Abrechnungszeitraum die Übersicht der berechneten Vollmachten zu exportieren und zu archivieren.

8 Elektronischer Datenabruf

Wenn die Vollmacht Ihres Mandanten laut Status in der Vollmachtsdatenbank den Datenabruf erlaubt und Ihre Karte (Kammermitgliedsausweis / SmartCard) identifiziert wurde, können Sie die Daten des Steuerkontos und zur vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) über Ihr Steuerprogramm abrufen. Wie und ob der Datenabruf über Ihr Steuerprogramm möglich ist, erfragen Sie bitte bei Ihrem Software-Hersteller.

9 Berechnung der Vollmachten

Die Rechnungsstellung für die Vergütung erfolgt einmal jährlich zum Jahresende.

Berechnet werden alle Vollmachten die im abgelaufenen Kalenderjahr erfasst wurden, unabhängig von deren Übermittlungsstatus. Dazu zählen auch unterjährig gelöschte Vollmachten.

Vollmachten, die zum Jahreswechsel nicht gelöscht wurden, fließen automatisch in die Berechnung des Folgejahrs ein.

Den genauen Preis für angelegte Vollmachten entnehmen Sie Punkt 4.1 des Nutzungsvertrags zur Anwendung der Vollmachtsdatenbank:

In der Rechnung werden die Gebühren für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank als Gesamtsumme ausgewiesen. Detaillierte Informationen befinden sich ab Januar des Folgejahrs direkt in der Vollmachtsdatenbank. Über Kanzlei verwalten und Berechnete Vollmachten anzeigen kann der Vertretungsberechtigte die im Einzelnen berechneten Vollmachten einsehen.

10 Änderung der Kanzleidaten

Wenn Sie Ihre Kanzlei zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Berufsregister / Verwaltungsprogramm Ihrer Kammer. Wenn diese Daten ganz oder teilweise falsch, unvollständig oder nicht mehr aktuell sind, müssen Sie die Daten bei Ihrer Kammer ändern lassen (z. B. bei Umzug).

Weitere Daten, die bei der Registrierung von der Kanzlei erfasst wurden (z. B. E-Mail-Adresse, Bankverbindung etc.) und für die Rechnung zur Vollmachtsdatenbank am Jahresende relevant sind, können über Kanzlei verwalten | Vertragsdaten verwalten geändert werden.

11 Umfirmierung / Umstrukturierung der Kanzlei

Sie haben die Vollmachtsdatenbank für Ihre Kanzlei im Einsatz und es steht eine Kanzleiübergabe, -trennung oder –fusion an. Was Sie dabei zum Thema Vollmachtsdatenbank beachten müssen und ob und unter welchen Voraussetzungen Vollmachten auf die neue Kanzlei übertragen werden können, finden Sie in folgenden Dokumenten:

12 Weiterführende Informationen