Vollmachten in die Vollmachtsdatenbank importieren

Dok.-Nr.: 1048839

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie die Arbeitsabläufe in der Vollmachtsdatenbank (VDB) funktionieren und wie diese mit der Kanzleisoftware (KSW) und der Finanzverwaltung zusammenspielen.

Zudem erhalten Sie Informationen:

zum Import von Vollmachten,
zur Nutzung der Importschnittstelle und
zur Schnittstellenbeschreibung für die Importdatei.

2 Arbeitsabläufe in der Vollmachtsdatenbank

Die folgende Grafik zeigt das Zusammenspiel von Kanzleisoftware (KSW), Vollmachtsdatenbank (VDB) und Finanzverwaltung.

Die KSW ist die zentrale Stelle zur Pflege von Mandanten, Leistungen und Vollmachten. Dadurch werden aktuelle und konsistente Daten an die VDB übergeben.

Mit der KSW wird eine Importdatei erstellt, die alle in der VDB zu verwaltenden Vollmachten enthält.

Die VDB ist die Schnittstelle zwischen KSW und Finanzverwaltung. In ihr werden die erteilten Vollmachten verwaltet.

3 Importdatei erstellen

Zur Erleichterung der Erfassung von Mandanten und deren Vollmachten können diese per Massenimport in die VDB übernommen werden.

Hierfür steht eine Importschnittstelle zur Verfügung, mit der in der ersten Stufe die Vollmachtgeber-Stammdaten importiert werden können.

Über die Importschnittstelle können Mandantenstammdaten aus externen Datenquellen (z. B. Microsoft Excel, Kanzleisoftware) als Vollmachtgeberstammdaten in die Vollmachtsdatenbank übernommen und dort neu angelegt oder aktualisiert werden.

Änderungen, etwa beim Namen eines Vollmachtgebers, können so aus der Kanzleisoftware in die Vollmachtsdatenbank übertragen werden, wodurch eine doppelte Erfassung entfällt.

3.1 Importvorlage über Excel erstellen

Zum Import der Vollmachtgeberdaten kann eine Excel-Vorlage verwendet werden.

Hierzu sind folgende Schritte durchzuführen:

Importvorlage über Excel erstellen

Vorgehen:

Die Excelvorlage hier herunterladen.

Die Excelvorlage öffnen.

Die Mandanten in der Exceldatei erfassen. Dabei sicherstellen, dass alle Pflichtfelder (rot markierte Spalten) gefüllt sind und die Daten korrekt sind. Weitere Details sind der Schnittstellenbeschreibung zu entnehmen.

Datei | Speichern unter auswählen.

Den Dateityp „Text (Tabstopp-getrennt) (.txt)“ auswählen.

Speicherort und Namen der Datei angeben und den Speicherort notieren.

Auf Speichern klicken. Die Importdatei wird erstellt und befindet sich am zuvor angegebenen Speicherort.

Die Datei in die VDB importieren. Details hierzu sind unter Kapitel 4 Datei in die VDB importieren zu finden.

3.2 Schnittstellenbeschreibung

Spaltenreihenfolge	Spaltenüberschrift	Pflichtfeld	Feldtyp (zugelassene Zeichen)	Beispiel	Kommentar
1.	Typ	Ja	Numerisch 1	1	Unterscheidung natürliche (=1), juristische Person (=2)
2.	Änderungstyp	Ja	Alphanumerisch 1	N	Kennzeichen für Neuanlage (=N), Änderung (=A) oder Löschung (=L)
3.	SteuerID	Ja bei Typ = 1	Numerisch 11 (führende 0 erlaubt)	12345678911	Pflichtfeld bei natürlichen Personen
4.	WID	Nein	Alphanumerisch	DE123456788	W-Id.Nr mit Länderkennzeichen DE
5.	Finanzamtsnumme1	Ja	Numerisch 4	9299	1. Bundesfinanzamtsnummer
6.	Steuernummer1	Ja	Alphanumerisch 20	123/123/12345	1. Steuernummer des Vollmachtgebers
7.	Technischer Identikator	Empfohlen	Alphanumerisch 36	1234567891234	Zur eindeutigen technischen Identifikation des Vollmachtgebers auf Kanzleiebene
8.	Ordnungsbegriff ZentralerMandant	Nein	Numerisch 9	55034	Ordnungskriterium des Mandants
9.	NachnameVollmachtgeber	Ja, bei Typ = 1	Alphanumerisch 30	Mustermann	Pflichtfeld bei natürlichen Personen
10.	VornameVollmachtgeber	Ja, bei Typ = 1	Alphanumerisch 30	Erich	Pflichtfeld bei natürlichen Personen
11.	TitelVollmachtgeber	Nein	Alphanumerisch 15	Dr.	Akademischer Grad
12.	GeburtsdatumVollmachtgeber	Ja, bei Typ = 1	Date 8	25.05.1969	Pflichtfeld bei natürlichen Personen
13.	NameUnternehmen	Ja bei Typ = 2	Alphanumerisch 103	Musterbetrieb	Pflichtfeld bei juristischen Personen
14.	UStID Unternehmen	Nein	Alphanumerisch	DE123456788	Umsatzsteuer ID mit Länderkennzeichen DE
15.	Finanzamtsnummer2	Spalten optional	Numerisch 4	9299	2. Bundesfinanzamtsnummer; Spalte darf nur ausgewiesen werden, falls sie von mindestens einem Datensatz gefüllt wird.
16.	Steuernummer2	Spalten optional	Alphanumerisch 20	123/123/12345	2. Steuernummer des Vollmachtgebers; Spalte darf nur ausgewiesen werden, falls sie von mindestens einem Datensatz gefüllt wird.
17.	…	Spalten optional	…	…	Weitere Steuernummern und Bundesfinanzamtsnummern des Vollmachtgebers (aufsteigende Nummer als Suffix); Spalten dürfen nur ausgewiesen werden, falls sie von mindestens einem Datensatz gefüllt sind.
18.	Finanzamtsnummer50	Spalten optional	Numerisch 4	9299	50. Bundesfinanzamtsnummer; Spalte darf nur ausgewiesen werden, falls sie von mindestens einem Datensatz gefüllt wird.
19.	Steuernummer50	Spalten optional	Alphanumerisch 20	123/123/12345	50. Steuernummer des Vollmachtgebers; Spalte darf nur ausgewiesen werden, falls sie von mindestens einem Datensatz gefüllt wird.
20.	Version:2.1	Spalten optional			Wird nicht in VDB gespeichert. Dient zur korrekten Interpretation der Dateiinhalte.
21.	Prüfzeichen:ÄÖÜäöüß	Spalten optional			Wird nicht in VDB gespeichert. Dient zur korrekten Interpretation der Sonderzeichen.

4 Datei in die VDB importieren

	Hinweis
	Es sollten nur Vollmachten importiert werden, für die eine unterschriebene Vollmacht in Papierform vorliegt

Hinweis

Es sollten nur Vollmachten importiert werden, für die eine unterschriebene Vollmacht in Papierform vorliegt

Vollmachten in die VDB importieren

Vorgehen:

Vollmachtsdatenbank öffnen.

Auswahl der Kanzlei, in der die Vollmachten importiert werden sollen. Es werden alle Kanzleien angezeigt, für die bereits eine Registrierung besteht.

Auf Schaltfläche Importieren unterhalb der Vollmachtsliste klicken.

Der Dialog Importieren wird geöffnet.

Auf Datei auswählen klicken und die unter Schritt 1 erstellte csv.- bzw. txt.-Datei auswählen, die in die VDB importiert werden soll.

Es öffnet sich ein Infodialog. In diesem werden folgende Informationen angezeigt:

Anzahl der Datensätze der Importdatei
Hinweis, dass jeder Datensatz zur Anlage einer Vollmacht führen kann und damit eine Berechnung auslöst

Den Import mit Ja bestätigen.

5 Hinweise zum Import

Für jede Kanzlei werden die Vollmachtengeber-Stammdaten separat importiert.
Beim Import erfolgt eine Steuer-ID- und Steuernummernprüfung, damit keine fehlerhaften Daten in die VDB übernommen werden.
Sind die Pflichtfelder nicht gefüllt, werden die Datensätze nicht importiert. In diesem Fall erscheint ein entsprechender Hinweis.

Pflichtfelder bei natürlichen Personen/Einzelunternehmen: Steuer-ID, Steuernummer(n), Finanzamtsnummer(n), Vorname, Nachname und Geburtsdatum
Pflichtfelder bei Unternehmen: Unternehmensname, Steuernummer(n), Finanzamtsnummer(n)

Teilbekannte Geburtsdaten können nicht in die Vollmachtsdatenbank importiert werden. Diese Daten müssen nachträglich geändert werden.
Wurde in der Vergangenheit für einen Mandanten bereits eine Vollmacht angelegt, werden die Vollmachtgeber-Stammdaten beim Import überschrieben.
Die Vollmachtinhalte (wie z.B. die Erteilung der Untervollmacht, Einschränkungen in der Vollmacht, Befristung der Vollmacht etc.) werden nicht überschrieben.
Wurde die Vollmacht bereits an die Finanzverwaltung übermittelt, können nur noch folgende Felder mittels Import überschrieben werden:

Bei natürlichen Personen/Einzelunternehmen: Mandantennummer, Nachname, Vorname, Finanzamtsnummer(n) und Steuernummer(n)
Bei Unternehmen: Mandantennummer, Finanzamtsnummer(n) und Steuernummer(n)

Während des Importvorgangs stehen Ihnen keine weiteren Funktionen in der VDB zur Verfügung.

6 Nachbearbeitung der Vollmachten

6.1 Vollmachten prüfen und ergänzen

Nach dem Import der Vollmachtgeber-Stammdaten müssen die Vollmachten geprüft und ergänzt werden.

Vollmachten prüfen und ergänzen

Vorgehen:

Die zu bearbeitende Vollmacht in der Liste auswählen und öffnen.

Änderungen vornehmen.

Datum ergänzen.

Vollmacht mit Klick auf OK speichern.

6.2 Vollmachten übermitteln

Vollmachten übermitteln

Vorgehen:

Alle Vollmachten auswählen, die an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen.

Vollmachten mit dem Übermittlungsstatus Übermittlung nicht möglich – Pflichtfelder nicht gefüllt können nicht an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Auf den Button Übermitteln unter der Vollmachtsliste klicken

Auf der Vollmacht werden nach der Übermittlung das Übermittlungsdatum sowie die Referenznummer (wird für die Korrespondenz mit der Finanzverwaltung benötigt) angezeigt.

Eine Beschreibung der möglichen Zustände des Übermittlungsstatus finden unter Vollmachtsdatenbank: An Finanzverwaltung übermittelte Vollmacht wird abgelehnt (Dok.-Nr.: 1080568).

	Hinweis
	Der Übermittlungsstatus wird zuerst auf Vorgemerkt gesetzt. Die Vollmachten werden einmal werktäglich vormittags (Montag bis Freitag, außer an Feiertagen) an die Finanzverwaltung übermittelt und erhalten danach den Status Übermittelt am tt.mm.jj. Nach ca. 3 Tagen können die elektronischen Daten des Mandanten im Einkommensteuerprogramm abgerufen werden. Ist in der Vollmacht der Datenabruf für das Steuerkonto enthalten, werden die Steuerkonten nach erfolgreicher Übermittlung automatisch nach ca. 3–4 Tagen freigeschaltet – für jede in der Vollmachtsdatenbank erfasste und übermittelte Steuernummer.

Hinweis

Der Übermittlungsstatus wird zuerst auf Vorgemerkt gesetzt. Die Vollmachten werden einmal werktäglich vormittags (Montag bis Freitag, außer an Feiertagen) an die Finanzverwaltung übermittelt und erhalten danach den Status Übermittelt am tt.mm.jj.

Nach ca. 3 Tagen können die elektronischen Daten des Mandanten im Einkommensteuerprogramm abgerufen werden.

Ist in der Vollmacht der Datenabruf für das Steuerkonto enthalten, werden die Steuerkonten nach erfolgreicher Übermittlung automatisch nach ca. 3–4 Tagen freigeschaltet – für jede in der Vollmachtsdatenbank erfasste und übermittelte Steuernummer.

	Achtung
	Der vollständige Vollmachtsinhalt wird an die Finanzverwaltung übermittelt. Nach der Übermittlung können bestimmte Felder nicht mehr geändert werden: Bei natürlichen Personen/Einzelunternehmen: Die Identifikationsnummer (Id-Nr.), das Geburtsdatum und die Vollmachtsinhalte. Bei Unternehmen: Der Unternehmensname, die USt-IdNr., die W-ID und die Vollmachtsinhalte. Wenn eine übermittelte Vollmacht in einem dieser aufgeführten Felder geändert werden soll, muss die Vollmacht gelöscht, neu angelegt und übermittelt werden.

Achtung

Der vollständige Vollmachtsinhalt wird an die Finanzverwaltung übermittelt.

Nach der Übermittlung können bestimmte Felder nicht mehr geändert werden:

Bei natürlichen Personen/Einzelunternehmen: Die Identifikationsnummer (Id-Nr.), das Geburtsdatum und die Vollmachtsinhalte.
Bei Unternehmen: Der Unternehmensname, die USt-IdNr., die W-ID und die Vollmachtsinhalte.

Wenn eine übermittelte Vollmacht in einem dieser aufgeführten Felder geändert werden soll, muss die Vollmacht gelöscht, neu angelegt und übermittelt werden.