Vollmachtsdatenbank: An Finanzverwaltung übermittelte Vollmacht wird abgelehnt

Meldung

Hintergrund

„Nicht eingetragen vom Finanzamt – Details siehe Vollmacht“

Im Kopfbereich der geöffneten Vollmacht werden nähere Informationen angezeigt (siehe Kapitel 4).

„Nicht eingetragen vom Finanzamt“
(betrifft nur vor dem 18.04.2017 übermittelte Vollmachten)

Genaue Informationen zur Ursache der Meldung liegen uns nicht vor.

Prüfen Sie die Stammdaten (IdNr., Name, Geburtsdatum etc.). Möglicherweise sind bei der Finanzverwaltung abweichende Daten zum Vollmachtgeber gespeichert.

Löschen Sie ggf. die Vollmacht und erfassen sowie übermitteln Sie die Vollmacht am Folgetag erneut.

„Storniert vom Finanzamt“

Prüfen Sie in Rücksprache mit dem Finanzamt, welche Ursache in diesem Fall vorliegt.

„Automatisiert storniert vom Finanzamt“

Prüfen Sie in Rücksprache mit Ihrem Mandanten bzw. dem Finanzamt welche Ursache in diesem Fall vorliegt.

Sie erhalten diesen Status z. B. dann, wenn eine andere Kanzlei eine Vollmacht über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermittelt.

„Storniert vom Steuerpflichtigen“

Prüfen Sie in Rücksprache mit Ihrem Mandanten welche Ursache in diesem Fall vorliegt.

Sie erhalten diesen Status z. B. dann, wenn der Mandant der Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen widersprochen hat.

„Übermittelt am… - Steuernummer abgewiesen“

Öffnen Sie die Vollmacht und prüfen Sie die mit einem Warndreieck versehene Steuernummer. Um nähere Details zur Abweisung zu erfahren, klicken Sie in das Erfassungsfeld zur Steuernummer (siehe Kapitel 5).

„Änderung nicht eingetragen vom Finanzamt“

Sie haben z. B. eine Steuernummer in der Vollmachtsdatenbank geändert und / oder zusätzlich erfasst. Diese Änderung und / oder Neuerfassung wurde von der Finanzverwaltung abgelehnt, da es sich um eine fehlerhafte oder veraltete Steuernummer handelt (siehe Kapitel 5).

„Übermittlung nicht möglich – Pflichtfelder nicht gefüllt“

Es sind nicht alle Pflichtfelder (gelb markierte Felder im Vollmachtsformular) erfasst.

Pflichtfelder sind bei

• natürlichen Personen/Einzelunternehmen:
• Mandantentyp
• IdNr.
• Geburtsdatum (teilbekanntes Geburtsdatum möglich)
• Vor-/Nachname
• Steuernummer
• Finanzamtsnummer
• Bundesland
• Datum
• Unternehmen:
• Unternehmensname
• Rechtsform
• Steuernummer
• Finanzamtsnummer
• Bundesland
• Datum

Tragen Sie alle benötigten Pflichtfelder in das Vollmachtsformular ein, um die Vollmacht an die Finanzverwaltung übermitteln zu können.

„Änderung vorgemerkt“

Wenn eine Steuernummer in der übermittelten Vollmacht geändert, ergänzt oder gelöscht wird (entweder automatisch durch zuständiges Finanzamt oder durch die Kanzlei selbst), ändert sich der Status der Vollmacht vorübergehend auf „Änderung vorgemerkt“.

Die geänderte Steuernummer wird automatisch am nächsten Arbeitstag an die Finanzverwaltung übermittelt. Nach der Übermittlung wird in der Spalte Übermittlungsstatus wieder das Übermittlungsdatum der Vollmacht angezeigt.

Bei einer Änderung der Bekanntgabeadresse in der Vollmacht ändert sich der Status der Vollmacht ebenfalls vorübergehend auf „Änderung vorgemerkt“.

Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung wird in der Spalte Übermittlungsstatus wieder das Übermittlungsdatum der Vollmacht angezeigt.

Meldung

Hintergrund

„Zur Vollmacht wurden keine gültigen Steuerkonten angegeben. Aus diesem Grund wurde die Vollmacht zurückgewiesen.“

Alle in der Vollmacht erfassten Steuernummern wurden zurückgewiesen, weshalb die Vollmacht komplett abgelehnt wurde.

Prüfen Sie die Steuernummern.

„Die Vollmacht enthält keine referenzierten Steuerkonten.“

Die angegebene Steuernummer ist im System der Finanzverwaltung vorhanden, gehört aber nicht zum Vollmachtnehmer.

„Bei Änderungen darf keine BUFA-Nummer übermittelt werden.“

In der Vollmacht sind nur Bundesland und Finanzamtsnummer angegeben („BUFA-Nummer“: BundesFinanzAmts-Nummer), aber keine Steuernummer erfasst. Zusätzlich ist das Kontrollkästchen Steuernummer nicht vorhanden aktiviert, obwohl bei der Finanzverwaltung eine gültige Steuernummer vorliegt.

Wegen des aktivierten Kontrollkästchens versucht die Finanzverwaltung eine (neue) Steuernummer zu vergeben. Dies führt zu einem Fehler, da für den Mandanten bei der Finanzverwaltung bereits eine gültige Steuernummer vorliegt.

Löschen Sie in diesem Fall die komplette Vollmacht und erfassen Sie die Vollmacht am Folgetag mit einer gültigen Steuernummer des Mandanten neu. Entnehmen Sie die Steuernummer einem aktuellen Steuerbescheid oder erfragen Sie die Steuernummer bei der Finanzverwaltung.

„In der Vollmacht wurde für einen Personentyp (nichtnatürliche Person) übermittel, der vom Personentyp für die Kanzleidaten abweicht. Die Vollmacht wurde aus diesem Grund zurückgewiesen."

Wenden Sie sich an den Service der Vollmachtsdatenbank.

Tritt die Meldung nur bei einzelnen Vollmachten auf, dann löschen und erfassen Sie die Vollmacht neu. Nach einem Nachtlauf kann die Vollmacht neu übermittelt werden.

„Es wurde eine Vollmacht eines Mandanten/Mitglieds übermittelt, für den bereits eine Vollmacht besteht. Für einen Mandanten/ein Mitglied ist innerhalb der Kanzlei/des Vereins nur eine Vollmacht zulässig. Bitte widerrufen Sie im Fall einer neu zu erteilenden Vollmacht zunächst die bestehende Bevollmächtigung.“

Es lag ein Fehler bei der Verarbeitung der Vollmachtsdaten vor.

Alle Vollmachten, die zwischen dem 24.02. und dem 03.03.2026 mit dieser Meldung abgelehnt wurden, wurden erneut übermittelt.

Meldung

Hintergrund

„Es wurde eine Steuernummer zu einer Vollmacht übermittelt, deren Steuerkonto nicht mehr aktiv ist.“

Die übermittelte Steuernummer ist nicht mehr aktiv.

Bitte prüfen Sie anhand eines aktuellen Bescheids oder durch Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt, wie die aktuelle Steuernummer für den Mandanten lautet.

Tragen Sie diese in die Vollmacht ein. Die Vollmacht wird anschließend automatisch neu übermittelt.

„Für zusammenveranlagte Ehegatten/Lebenspartner wurde eine Vollmacht übermittelt. Die zugehörige Vollmacht des anderen Ehegatten/Lebenspartner fehlt jedoch. Aus diesem Grund kann die Vollmacht für das Steuerkonto nicht berücksichtigt werden. Bitte übermitteln Sie die beiden inhaltsgleichen Vollmachten am gleichen Tag.“

Vollmachten mit Angaben von Steuernummern zur Steuerkontoabfrage können für zusammenveranlagte Ehegatten/Lebenspartner bei der Finanzverwaltung nur berücksichtigt werden, wenn die Vollmachten inhaltsgleich und innerhalb von fünf Tagen übermittelt werden.

Löschen Sie die Vollmachten beider Ehegatten und erfassen die Vollmachten mit Angabe der identischen Steuernummer am Folgetag neu. Übermitteln Sie beide Vollmachten innerhalb von fünf Tagen.

„Die Vollmachten der Ehegatten/Lebenspartner weichen inhaltlich voneinander ab. Aus diesem Grund können Sie für das gemeinsame Steuerkonto nicht berücksichtigt werden. Bitte übermitteln Sie die beiden inhaltsgleichen Vollmachten am gleichen Tag.“

Löschen Sie die Vollmachten beider Ehegatten und erfassen die Vollmachten am Folgetag neu.

Die Vollmachten müssen inhaltsgleich sein, d. h. Berechtigungen bzw. Einschränkungen müssen auf beiden Vollmachten identisch sein.

Übermitteln Sie beide Vollmachten innerhalb von fünf Tagen.

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht Inhaber dieses Steuerkontos ist. Korrigieren Sie Ihre Eingabe.“

Prüfen Sie ggf. anhand eines aktuellen Bescheids, ob es sich um eine gültige Steuernummer handelt.

• Löschen Sie in der Vollmacht die ungültige Steuernummer und erfassen Sie die zutreffende Steuernummer.
• Verlassen Sie die Vollmacht mit OK.

Im Bereich der Steuernummern vorgenommene Änderungen werden automatisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Der Übermittlungsstatus der Vollmacht ändert sich auf Änderung vorgemerkt.

„Die Steuernummer ist nicht im Bestand des Landes vorhanden. Korrigieren Sie Ihre Eingabe.“

Die Steuernummer ist nicht gültig oder fehlerhaft erfasst.

Prüfen Sie die Steuernummer anhand eines aktuellen Steuerbescheids.

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht eindeutig als Inhaber dieses Steuerkontos identifiziert werden konnte. Der Grund hierfür ist eine Abweichung bei der Überprüfung der pers. ID. Bitte gleichen Sie die von Ihnen erfassten Daten mit den Stammdaten im jeweiligen Finanzamt ab und übersenden Sie ggf. die Steuernummer zur Vollmacht erneut.

Die erfasste Steuer-ID passt nicht zur Steuernummer.

Prüfen Sie die Steuer-ID und Steuernummer anhand eines aktuellen Steuerbescheids.

Korrigieren Sie ggf. die Daten und übermitteln die Vollmacht bzw. die Steuernummer erneut an die Finanzverwaltung.

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht eindeutig als Inhaber dieses Steuerkontos identifiziert werden konnte. Der Grund hierfür ist eine Abweichung bei der Überprüfung der Firmennamen. Bitte gleichen Sie die von Ihnen erfassten Daten mit den Stammdaten im jeweiligen Finanzamt ab und übersenden Sie ggf. die Steuernummer zur Vollmacht erneut.

Unternehmensvollmachten:

In der Vollmacht wurde der Name des Unternehmens nicht so erfasst, wie dieser bei der Finanzverwaltung gespeichert ist.

Tipp: Wurde die Rechtsform im Unternehmensnamen ausgeschrieben, dann auch in der VDB ausschreiben, z.B. bei der UG ggf. das "haftungsbeschränkt" nicht vergessen.

• Prüfen Sie, ob der Unternehmensname und die Steuernummer des Unternehmens mit dem letzten aktuellen Steuerbescheid übereinstimmt.
• Wenn vorhanden, erfassen Sie in der Vollmacht als zusätzliches Erkennungsmerkmal für die Finanzverwaltung die USt-IdNr. Dadurch kann die Zuordnung bei der Finanzverwaltung in der Regel automatisiert durchgeführt werden. Die USt-IdNr. muss nicht auf der Papiervollmacht ergänzt werden.
• Wenn das Unternehmen keine USt-IdNr. besitzt, kann nur gemeinsam mit dem zuständigen Finanzamt der Unternehmensname in der Vollmacht mit dem Unternehmensnamen des Steuerkontos abgeglichen werden.
• Tipp: Stimmen Abkürzungen im Firmennamen mit der Finanzverwaltung über ein? Wurde bei UG ggf. das Wort "haftungsbeschränkt" hinzugefügt?

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht eindeutig als Inhaber dieses Steuerkontos identifiziert werden konnte. Der Grund hierfür ist eine Abweichung bei der Überprüfung der Rechtsformen. Bitte gleichen Sie die von Ihnen erfassten Daten mit den Stammdaten im jeweiligen Finanzamt ab und korrigieren Sie Ihre Eingabe.“

Unternehmensvollmachten:

Es findet keine Prüfung der Rechtsform statt.

Übermitteln Sie die Vollmacht erneut an die Finanzverwaltung. Die Rechtsform führt nicht mehr zu einer Ablehnung der Vollmacht.

„Die übermittelte Vollmacht enthält eine Steuernummer mit einem zur Vollmacht abweichenden Personentyp (Vollmacht für nat. Pers auf Steuerkonto für nichtnat. Pers). Der Vollmachtgeber und der Inhaber des Steuerkontos stimmen damit nicht überein. Aus diesem Grund wurde die Steuernummer zurückgewiesen. Korrigieren Sie Ihre Eingabe.“

In der Vollmacht wurde unter dem Mandantentyp natürliche Person/Einzelunternehmen eine Steuernummer erfasst, die zu einem Unternehmen gehört.

Löschen Sie die vorhandene Steuernummer in der Vollmacht der natürlichen Person.

Legen Sie eine Vollmacht für das Unternehmen an und erfassen Sie dort die Steuernummer.

Tipp: Wenn Sie sich sicher sind, dass die Steuernummer zu einem Einzelunternehmen gehört (z.B. bei PV-Anlagen), erfragen Sie bei der Finanzverwaltung unter welcher Rechtsform die Steuernummer geführt wird.

"Der Abgleich der Rechtsform führte zu einer Abweichung. Für den nichtnatürlichen Vollmachtgeber muss die gleiche Rechtsform wie für den Inhaber des Steuerkontos angegeben werden." (Evtl. zzgl. manueller Ergänzungen)

Es wurde eine Vollmacht für eine natürliche Person übermittelt, während das Steuerkonto bei der Finanzverwaltung auf ein Unternehmen geschlüsselt ist oder umgekehrt.

Erfassen Sie die Vollmacht unter dem entsprechenden Mandantentyp bzw. ergänzen Sie die Vollmacht der natürlichen Person um die Steuernummer.

"Die Identitätsprüfung für das Steuerkonto ist aufgrund eines abweichenden Geburtsdatums fehlgeschlagen. Bitte Geburtsdatum überprüfen und ggf. per Vollmacht-Update korrigiert übermitteln."

Löschen Sie die betroffene Vollmacht (und ggf. die des Ehegatten). Legen Sie die Vollmacht(en) am Folgetag mit dem richtigen Geburtsdatum neu an und übermitteln sie gemeinsam an die Finanzverwaltung.

"Es wurde eine Vollmacht einer Personengesellschaft übermittelt. Bei einer Vertretung, die das Feststellungsverfahren einschließt, bedarf es mindestens einem Kreuz in Zeile 17/18 des amtlichen Vollmachtmusters.“

Bei Personengesellschaften ist die Meldung korrekt. Wird das Feststellungsverfahren in Zeile 15 nicht abgewählt, wirkt die Vollmacht bei Ankreuzen der Zeile 17 zugleich als Bekanntgabevollmacht für die von der Gesellschaft/Gemeinschaft geschuldeten (Betriebs-) Steuern nach § 122 AO und als Empfangsvollmacht für das Feststellungsverfahren nach § 183 AO (siehe Fußnote 8 des Vollmachtsformulars).

Wenn keine Bekanntgabevollmacht für die Personengesellschaft gewünscht wird, so ist das Feststellungsverfahren in Zeile 15 abzuwählen.

Wenn in der Vollmacht eine Einschränkung erfasst ist, prüfen Sie, ob die Aktivierung der Zeile 38 ("Ungeachtet der Beschränkung der Bevollmächtigung wird dem/der o. a. Bevollmächtigten eine unbeschränkte Abrufbefugnis erteilt“) für den Steuerkontoabruf notwendig ist.

"Es wurde eine Steuernummer zu einer Vollmacht übermittelt, deren Steuerkonto nicht mehr aktiv ist. Das Konto zur Steuernummer "XXXXX" befindet sich im Status "K" bzw. "W" bzw. "L"."

Der Status wird uns von der Finanzverwaltung zurückgemeldet. Sie können entweder die betroffene Vollmacht löschen, neu anlegen und am Folgetag erneut an die Finanzverwaltung übermitteln, oder Sie klären den Status mit dem Vollmachtsdatenbank-Beauftragten des jeweiligen Finanzamtes.

„Erloschen“

Wenn Sie den Erloschen-Status nicht nachvollziehen können, weil keine plausiblen Gründe (z.B. Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk, etc.) vorliegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Prüfen Sie im Einzelfall mit dem zuständigen VDB-Ansprechpartner im Finanzamt, ob die erloschene Steuernummer noch aktuell ist, eine Änderung im Steuerkonto vorgenommen wurde oder welche sonstigen Gründe für eine Ablehnung der Steuernummer vorliegen.

(Siehe hierzu den Hinweis „Rückfrage bei der Finanzverwaltung“ am Anfang des Dokuments.)

Abgesehen von den Gründen für die Ablehnung der Steuernummer, erhalten Sie die Berechtigung zum Steuerkontoabruf ggf. folgendermaßen wieder:

Löschen Sie die Steuernummer bzw.- wenn nur eine Steuernummer vorhanden war - die ganze Vollmacht. Erfassen Sie die Steuernummer bzw. die Vollmacht am Folgetag erneut und übermitteln die Änderung / Vollmacht an die Finanzverwaltung.

"In Prüfung"

Eine Vollmacht steht ab der Übermittlung so lange im Status "In Prüfung" bis die Finanzverwaltung eine Rückmeldung an die Vollmachtsdatenbank schickt, dass die entsprechende Berechtigung eingetragen (Status "Ja") oder abgelehnt wurde (Status "Nein"). In der Regel wird die Vollmacht nach Eingang bei der Finanzverwaltung in deren Systemen automatisch verarbeitet und die entsprechende Rückmeldung kommt innerhalb von ca. 5 Tagen.

Es kann aber auch vorkommen, dass die ganze Vollmacht oder auch nur die Steuernummer zur manuellen Prüfung bei der Finanzverwaltung ausgesteuert wird. Diese Prüfung findet im jeweiligen Finanzamt manuell statt. Je nach Auslastung und Personalstand, kann diese manuelle Prüfung mehrere Wochen dauern.

Sie haben in diesem Falle drei Möglichkeiten:

1. Sie warten noch etwas ab, bis sich der Status ggf. von allein entsprechend ändert.

2. Fragen Sie im Finanzamt nach und verlangen den VDB-Beauftragten. Dieser kann anhand der Steuernummer und der Referenznummer nach der betroffenen Vollmacht recherchieren.

3. In manchen Fällen hilft es auch die Vollmacht zu löschen und am nächsten Tag neu an die Finanzverwaltung zu übermitteln.