Informationen zur Rechnung der Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer

Dok.-Nr.: 1022653

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Steuerberater:innen Informationen zur Rechnung der Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer (BStBK).

2 Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Ab dem Nutzungszeitraum 2026 erfolgt die Rechnungsstellung halbjährlich jeweils zum 30. Juni und zum 31. Dezember. Der Versand der Rechnung erfolgt entsprechend im Juli bzw. Anfang Januar des Folgejahrs per E-Mail.

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3 Inhalt der Rechnung

Folgende Leistungen werden berechnet:

4 Preise

Angelegte Vollmachten

Der Preis für angelegte Vollmachten befindet sich unter Punkt 4.1 des Nutzungsvertrags zur Anwendung der Vollmachtsdatenbank:

Die halbjährliche Rechnung zum Stichtag 30. Juni ändert den Preis nicht. Es wird der volle Betrag berechnet. Alle Vollmachten, die bereits zum 30. Juni abgerechnet werden, fließen nicht mehr in die nachfolgende Rechnung zum 31. Dezember. Damit ist sichergestellt, dass es innerhalb eines Abrechnungszeitraums zu keiner Doppelberechnung kommt.

Service Vollmachtsdatenbank und individuelle Dienstleistungen VDB

Der Preis für den Service Vollmachtsdatenbank und der individuellen Dienstleistung VDB befindet sich unter Punkt 3 der Leistungsbeschreibung Service der Vollmachtsdatenbank:

5 Rechnungsempfänger, Bankverbindung und E-Mail-Adresse aktualisieren

Bei der Registrierung wurden die E-Mail-Adresse, die Adresse des Rechnungsempfängers und die Bankverbindung angegeben. Wenn sich die Angaben geändert haben, aktualisieren Sie diese manuell in der Vollmachtsdatenbank. Die Bekanntgabe gegenüber der zuständigen Regionalkammer führt nicht automatisch zur Anpassung der Rechnungsempfängerdaten in der Vollmachtsdatenbank.

Eine Anleitung zum Aktualisieren der Rechnungsempfängerdaten finden Sie in folgendem Dokument:

Vollmachtsdatenbank: Rechnungsempfängerdaten ändern (Dok.-Nr. 1026954)

6 Versand der Rechnung

Der Versand der Rechnung erfolgt per E-Mail im ZUGFeRD-Format. Die Mail entspricht den gesetzlichen Vorgaben (EN16931).

7 Anzahl der Vollmachten

Zum 30. Juni werden alle Vollmachten berechnet, die zu Beginn des Jahres jeweils am 1. Januar bereits in der Vollmachtsdatenbank enthalten sind plus alle Vollmachten, die in der Zeit vom 1. Januar bis 30. Juni neu erfasst werden. Die Berechnung der Vollmachten findet unabhängig vom Übermittlungsstatus statt. Auch unterjährig gelöschte Vollmachten werden berechnet.

Zum 31. Dezember werden nur noch die nach dem 30.06. neu erfassten Vollmachten berechnet.

Wird eine unterjährig gelöschte Vollmacht erneut erfasst, wird die Vollmacht über das gesamte Jahr hinweg nur einmalig berechnet, wenn die Vollmacht mit derselben Steuer-ID bzw. Unternehmensnamen und Steuernummer erfasst wird.

8 Übersicht der berechneten Vollmachten

In der Rechnung wird die Gesamtmenge an Vollmachten ausgewiesen. Detaillierte Informationen befinden sich nach erfolgter Rechnungsstellung direkt in der Vollmachtsdatenbank. Über Kanzlei verwalten | Berechnete Vollmachten anzeigen kann der/die Vertretungsberechtigte die im Einzelnen berechneten Vollmachten einsehen.

9 Nachvollziehbarkeit von Vollmachtsverhältnissen

Um jederzeit nachweisen zu können, dass das bestehende Vollmachtsverhältnis an das Finanzamt übermittelt bzw. gegenüber dem Finanzamt gelöscht wurde, sollten die in der Vollmachtsdatenbank gespeicherten Vollmachtsdaten regelmäßig exportiert und archiviert werden. Zudem empfiehlt es sich, nach jedem Abrechnungszeitraum die Übersicht der berechneten Vollmachten zu exportieren und zu archivieren. Damit bleibt die Löschung von Vollmachten über die 3 angezeigten Abrechnungszeiträume hinaus für rechtliche Anfragen nachvollziehbar.

10 Bezahlung der Rechnung

Der Rechnungsbetrag wird Ende Januar bzw. Mitte August per Lastschriftverfahren durch die Bundessteuerberaterkammer eingezogen. Eine Selbstüberweisung ist nicht möglich und kann zusätzliche Kosten erzeugen, die in Rechnung gestellt werden müssen.

11 Folgeabrechnungszeitraum

Alle Vollmachten, die zum Anfang des neuen Abrechnungszeitraums (01.01.-30.06. bzw. 01.07.-31.12.) in der Vollmachtsdatenbank gespeichert sind, gelten automatisch als angelegte Vollmacht für den neuen Abrechungszeitraum. Möchten Sie eine Berechnung der Vollmacht im nächsten Abrechnungszeitraum vermeiden, muss die Vollmacht bereits im aktuellen Abrechnungszeitraum gelöscht werden.

Beispiel: Am 31.12 steht eine Vollmacht des Mandanten Maxi Muster in der Vollmachtsdatenbank. Der Mandant wird im nächsten Abrechungszeitraum (beginnend am 01.01) nicht mehr von der Kanzlei betreut. Wenn die Vollmacht bis zum 31. Dezember gelöscht wird, erfolgt keine Berechnung der Vollmacht im nächsten Abrechnungszeitraum.

12 Fragen zur Rechnung

Bei Fragen zur Rechnung wenden Sie sich unter Angabe der Teilnehmernummer an die E-Mail-Adresse service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de.