Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen und Registrierung

Dok.-Nr.: 1036447

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Sie die Voraussetzungen für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank.

2 Voraussetzungen für die Vollmachtsdatenbank

Die Registrierung zur Vollmachtsdatenbank wird, wie der anschließende Aufruf der Vollmachtsdatenbank, über die Internetseite Ihrer zuständigen Berufskammer durchgeführt.

Eine Registrierung Ihrer Kanzlei ist nur möglich, wenn für Ihre Kanzlei ein Eintrag im Berufsregister Ihrer zuständigen Kammer existiert. Darunter muss ein vertretungsberechtigter Berufsträger mit einem Anmeldemedium hinterlegt sein.

Achtung

Erfolgt die Registrierung der Vollmachtsdatenbank über die Wirtschaftsprüferkammer oder eine der Rechtsanwaltskammern, so ist eine vorherige Freischaltung des Berufsregistereintrags für die Vollmachtsdatenbank notwendig.

Nähere Informationen dazu im Kapitel "Berechtigung zur Registrierung"

Für die Registrierung benötigen Sie Folgendes:

*Die User-ID der Karte muss im Berufsregister der Kammer für den vertretungsberechtigten Berufsträger eingetragen sein.

Hinweis

Die Verwendung eines SmartLogins ist für die Vollmachtsdatenbank nicht freigegeben.

3 Berechtigung zur Registrierung

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige steuerliche Berater (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) ihre Einzelkanzlei registrieren.

Ist die Kanzlei eine Gesellschaft und die Vollmachten werden auf deren Namen eingeholt, so ist in der Vollmachtsdatenbank die Gesellschaft zu registrieren.

Neben den Steuerberatern haben auch vertretungsberechtigte Personen einer Rechtsanwalts- bzw. Wirtschaftsprüfungskanzlei die Möglichkeit zur Registrierung der Vollmachtsdatenbank. Vor der Registrierung ist in diesen Fällen die zuständige Kammer zu informieren, damit diese die Daten aus dem Berufsregister für die Registrierung freigibt.

Vertretungsberechtigter Berufsträger ist eine natürliche Person, die entweder Vorstand, Geschäftsführer, Sozietätspartner, Partner der Partnerschaftsgesellschaften oder bei Niederlassungen der Leiter einer Beratungsstelle ist. Zudem sind vorübergehend von der Kammer bestellte Praxisvertreter, Praxisabwickler, Praxistreuhänder vertretungsberechtigt.

Prokuristen, angestellte Steuerberater und Syndikus-Steuerberater sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank.

Bei Gesellschaften mit mehreren Vertretungsberechtigten wird die Registrierung nur durch eine Person durchgeführt. Diese schließt den Nutzungsvertrag im Namen der Gesellschaft. Alle weiteren Vertretungsberechtigten werden automatisch freigeschalten und können die Vollmachtsdatenbank ebenso uneingeschränkt nutzen.

Bei Änderungen der Firmierung, Wechsel von Vertretungsberechtigten oder Berufsträgerkarten, fehlerhaften Daten o.ä. informieren Sie bitte Ihre Kammer.

4 Registrierung bei mehreren Niederlassungen

Die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen des Mandanten wird einer bestimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die neuen Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Vollmachtsdatenbank nacheinander registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Die weiteren Beratungsstellen können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, sie können aber in der Vollmachtsdatenbank registriert werden, wenn in diesen weiteren Beratungsstellen mit der Vollmachtsdatenbank gearbeitet werden soll. Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Beratungsstelle registrieren möchten, muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

4.1 Wer darf die Hauptniederlassung registrieren?

Die Hauptniederlassung einer Partnerschaft, Sozietät oder Gesellschaft kann mit dem Kammermitgliedsausweis / der VDB-Zugangskarte / der von der Kammer eingetragenen SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm der zuständigen Kammer eingetragen ist. Üblicherweise wird bei Partnerschaften einer der Partner, bei Sozietäten einer der Sozietätspartner und bei Gesellschaften entweder ein Vorstand, ein stellvertretender Vorstand, ein Geschäftsführer oder ein stellvertretender Geschäftsführer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm eingetragen. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde.

4.2 Wer darf weitere Beratungsstellen / Niederlassungen registrieren?

Eine weitere Beratungsstelle - auch Niederlassung genannt - kann mit der Berufsträgerkarte / VDB-Zugangskarte / der von der Kammer eingetragenen SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der für diese Niederlassung im zuständigen Berufsregister eingetragen ist. Üblicherweise sind diese Vertretungsberechtigten Niederlassungsleiter. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde.

4.3 Steuerlicher Berater und Kanzlei in unterschiedlichen Kammerbezirken

Wenn sich die Kammerbezirke vom Sitz der Kanzlei / Gesellschaft und Wohnort des Vertretungsberechtigten unterscheiden und wenn es nur diese eine vertretungsberechtigte Person der Kanzlei / Gesellschaft gibt, dann wenden Sie sich an die Kammer, die für die Gesellschaft/den Standort zuständig ist. Es muss in diesem Fall veranlasst werden, dass die Kammer, in der die Kanzlei / Gesellschaft ihren Sitz hat, Sie im Berufsregister / Kanzleiverwaltungsprogramm als Vertretungsberechtigten einträgt.

5 Durchführung der Registrierung

Informationen zur Durchführung der Registrierung sind zu finden unter Vollmachtsdatenbank: Durchführung der Registrierung (Dok.-Nr.: 1037017).

Hinweis

Erfolgt die Neuregistrierung der Vollmachtsdatenbank aufgrund einer Umfirmierung ist Folgendes zu beachten:

Im Rahmen des Vollmachtenübertrags wird der bestehende Übermittlungsstatus übernommen, sofern die aufnehmende Vollmachtsdatenbank keine Vollmachten enthält. Sind dort bereits Vollmachten vorhanden, ist es erforderlich, die übertragenen Vollmachten erneut an das Finanzamt zu übermitteln.

6 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung VDB (AV-Vereinbarung) ist notwendig

Für Nutzer der Vollmachtsdatenbank über die Bundessteuerberaterkammer:

Während des Online-Registrierungsprozesses wird der Nutzungsvertrag zur VDB online geschlossen, eine Unterschrift wird nicht benötigt.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil des Nutzungsvertrags zur VDB. Wegen folgender Gründe muss zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine AV-Vereinbarung vorliegen:

7 SEPA-Lastschriftmandat

Im Zuge der Registrierung für die Vollmachtsdatenbank werden Ihre Daten für das SEPA-Lastschriftmandat zum Zwecke der Rechnungstellung abgefragt.

Sollte sich an diesen Daten etwas ändern, können die vertretungsberechtigten Personen der Kanzlei die Daten über den Punkt Kanzlei verwalten/Vertragsdaten verwalten anpassen.(siehe auch Vollmachtsdatenbank: Rechnungsempfängerdaten ändern (Dok.-Nr.: 1026954)

8 Weiterführende Informationen