Leistungsbeschreibung Vollmachtsdatenbank

Dok.-Nr.: 0904093

1 Leistungsumfang

Diese Leistungsbeschreibung gilt für die Anwendung Vollmachtsdatenbank bis zur Ersetzung durch eine neue Leistungsbeschreibung.

	Hinweis
	Dieses Dokument gilt nur für Nutzer der Vollmachtsdatenbank, die sich über die Wirtschaftsprüferkammer oder über eine der Rechtsanwaltskammern registriert haben.

1.1 Ziele der Vollmachtsdatenbank

Die zentrale Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung für die Verwaltung von Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen zwischen den Mitgliedern der Kammer (nachfolgend Berufsträger) bzw. den von diesen vertretenen beruflichen Zusammenschlüssen (Bevollmächtigter) und Mandant (Vollmachtgeber) sowie zur Weiterleitung von Daten an die Finanzverwaltung.

Die Ziele der Vollmachtsdatenbank sind:

• Die elektronische Verwaltung der Vollmachten der Mandanten der teilnehmenden Anwender
• Übermittlung der Vollmachtsinhalte (Vertretungsvollmacht) zur Speicherung bei der Finanzverwaltung für verschiedene Zwecke wie z. B. Steuerkontoabfrage und Bekanntgabevollmacht
• Vergabe von Berechtigungen für den Zugriff auf die elektronischen Daten der Mandanten bei der Finanzverwaltung

1.2 Funktionen der Vollmachtsdatenbank

• Zugang zur Vollmachtsdatenbank
• Der Zugang zur Vollmachtsdatenbank ist nur für berechtigte Berufsträger mit einem von der jeweiligen Kammer akzeptierten Zugangsmedium wie z. B. einem Kammermitgliedsausweis, einer VDB Zugangskarte, einer DATEV SmartCard für Berufsträger, wenn die Kammer diese im Berufsregister einträgt, oder einem DATEV mIDentity für Berufsträger möglich.
• Als Kammer im Sinne dieser Leistungsbeschreibung wird die berufsständische Vertretung des Berufsträgers verstanden, welcher zur steuerlichen Beratung nach seinem Berufsrecht berechtigt ist.
• Registrierung an der Vollmachtsdatenbank (Anmeldedialog):
• Ein Berufsträger muss sich bzw. den durch ihn vertretenen beruflichen Zusammenschluss für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren. Die Registrierung regelt die vertragliche Grundlage zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank.
• Anlegen und Bearbeiten von Vollmachten:
• Die Vollmachtsdatenbank unterstützt den Anwender beim Anlegen und Bearbeiten der ihm bzw. dem beruflichen Zusammenschluss erteilten Vollmachten. Die Speicherung der Vollmachten erfolgt sicher im DATEV-Rechenzentrum.
• Import von Vollmachten:
• Zur Erfassungserleichterung kann der Anwender seine Vollmachtgeber-Stammdaten importieren, sofern die von ihm genutzte Kanzleisoftware dieses unterstützt. Hierfür bietet die Vollmachtsdatenbank eine definierte offene Importschnittstelle, die eine effiziente Bestückung aus Datenbeständen der Kanzleiverwaltungssoftware ermöglicht.
• Löschung von Vollmachten:
• Der Anwender hat die Möglichkeit, Vollmachten aus der Vollmachtsdatenbank zu löschen. Die Funktion dient zur Bereinigung der Daten und um die Vollmachtsdatenbank auf dem aktuellsten Stand zu halten. Bei Vertragsbeendigung werden die Daten in der Vollmachtsdatenbank gelöscht.
• Berechtigungsmanagement:
• In der Vollmachtsdatenbank kann der Anwender seinen Kanzlei-Mitarbeitern den Zugang zur Vollmachtsdatenbank erlauben und Untervollmachten für die von DATEV bereitgestellten und von der Finanzverwaltung akzeptierten, anerkannten Zugangsmedien vergeben und widerrufen; der Unterbevollmächtigte benötigt für den Zugang zur Vollmachtsdatenbank eine DATEV SmartCard.
• Datenübermittlung:
• In regelmäßigen Abständen werden die zur Übermittlung vorgesehenen Daten aus der Vollmachtsdatenbank verschlüsselt zur Finanzverwaltung übermittelt. Weitere Informationen finden Sie in der PDF-Datei Datenübermittlung an Finanzverwaltung durch Vollmachtsdatenbank (26 kb).
• Zu einem definierten Zeitpunkt erfolgt die initiale Datenübermittlung über ELSTER aller erteilten Vollmachten an die Finanzverwaltung. Anschließend werden in regelmäßigen Zeitintervallen alle Änderungen übermittelt.
• Rückmeldung der Finanzverwaltung
• Sofern die Finanzverwaltung Informationen an die Vollmachtsdatenbank rückmeldet, werden diese in der Vollmachtsdatenbank dem Anwender zur Anzeige gebracht.

1.3 Abgrenzung des Leistungsumfangs

Für die Auswahl und Korrektheit der Daten in der Vollmachtsdatenbank ist der Anwender selbst verantwortlich.

2 Einarbeitung

Die Einarbeitung kann im Selbststudium anhand der Programmhilfe erfolgen.

Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank sind Kenntnisse von Microsoft Windows und Internet Explorer empfehlenswert.

3 Technische Voraussetzungen für die Nutzung

Um die DATEV Vollmachtsdatenbank zu nutzen, benötigen Anwender einen Computer mit Microsoft Windows in einer unterstützten Betriebssystemversion.

Details zu den unterstützten Betriebssystemen und Browsern finden Nutzer im DATEV Hilfe-Center in den Dokumenten Übersicht unterstützter Arbeitsplatz-Betriebssysteme, Server-Betriebssysteme, Service Packs und Systemkomponenten und Browser und DATEV-Programme.

4 Regelungen zur Auftragsverarbeitung der DATEV nach Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

4.1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand der Verarbeitung: DATEV ist im Rahmen dieser Leistung als Auftragsverarbeiter tätig.

DATEV stellt dem Kunden die Anwendung Vollmachtsdatenbank im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung zur Verfügung und verarbeitet im Rahmen der Leistungserbringung sowie für gesondert vereinbarte Service- und Supportleistungen und bei Fernbetreuung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden.

Dauer der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zeitlich unbefristet. Die vereinbarten Kündigungsfristen bleiben unberührt.

4.2 Art und Zweck der Verarbeitung

Die Ziffer 1 Leistungsumfang beschreibt Art und Zweck der Verarbeitung.

4.3 Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten

4.4 Weitere Auftragsverarbeiter

Werden im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung weitere Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 Abs. 2 und 4 DS-GVO eingesetzt, sind diese im Dokument Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 DS-GVO und Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland zu finden.

4.5 Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Erfolgt im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland, sind das Drittland, der Empfänger in dem Drittland und die Information, für welche Zwecke dieser Empfänger die Daten erhält, im Dokument Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 DS-GVO und Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland zu finden.

4.6 Datenlöschung

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht DATEV nach Wahl des Kunden entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Kunden zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach deutschem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.

DATEV ist berechtigt, den Kunden auf die im Programm vorhandenen Löschmöglichkeiten zur Löschung der personenbezogenen Daten zu verweisen. Weist der Kunde DATEV an, die Daten zu löschen, obwohl der Kunde die personenbezogenen Daten auch selbst löschen kann, so ist DATEV berechtigt, für diese Leistungen eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.

Mit Vertragsende wird der Zugriff auf die VDB gesperrt. Nach einer angemessenen Frist werden die dort gespeicherten Daten gelöscht.

Im Übrigen löscht DATEV personenbezogene Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung auf Weisung der Kunden.

4.7 Vereinbarung weiterer Vertragszwecke

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Fehlerbehebung in der Anwendung Vollmachtsdatenbank zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Qualitätssicherung in der Anwendung Vollmachtsdatenbank zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Weiterentwicklung der Anwendung Vollmachtsdatenbank in einer angemessen gesicherten Umgebung zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten,

• soweit sie dies für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet
• soweit dadurch die Fähigkeit eines Netzes oder Informationssystems gewährleistet wird, mit dem vereinbarten Grad der Zuverlässigkeit Störungen oder widerrechtliche oder mutwillige Eingriffe abzuwehren, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit von gespeicherten oder übermittelten personenbezogenen Daten sowie die Sicherheit damit zusammenhängender Dienste, die über diese Netze oder Informationssysteme angeboten werden bzw. zugänglich sind, beeinträchtigen.
• Dies umfasst insbesondere auch den Zugang Unbefugter zu elektronischen Kommunikationsnetzen und die Verbreitung schädlicher Programmcodes zu verhindern sowie Angriffe in Form der gezielten Überlastung von Servern („Denial of service“-Angriffe) und Schädigungen von Computer- und elektronischen Kommunikationssystemen abzuwehren.

4.8 Auftragsverarbeitung hinsichtlich gesondert vereinbarter Service- und Supportleistungen

Zur Aufrechterhaltung des Programmbetriebs, zur Qualitätssicherung und im Fehlerfall zur Fehlerbehebung greift DATEV auf die in der Anwendung Vollmachtsdatenbank gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 4.3 zu.

Sofern vom Kunden angefordert, greift DATEV im Rahmen der Programmeinrichtung, der Service-Erbringung oder der Service-Erbringung per DATEV Fernbetreuung online (Leistungsbeschreibung Fernbetreuung online) auf die in der Anwendung Vollmachtsdatenbank gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß 4.3 zu.

Die Verarbeitung durch DATEV im Rahmen der DATEV Fernbetreuung online umfasst die durch den Kunden jeweils angewiesenen Verarbeitungsschritte.

Die „Leistungsbeschreibung Service für die Anwender der Vollmachtsdatenbank“ kann jederzeit im DATEV Hilfe-Center Dokument Leistungsbeschreibung Service für die Nutzer der DATEV Vollmachtsdatenbank eingesehen und ausgedruckt oder in Papierform angefordert werden.

4.9 Datenschutzrechtliche Informationen der Steuerverwaltung