Vollmachtsdatenbank: Allgemeine Informationen bei Umfirmierung

Dok.-Nr.: 1071161

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erhalten Sie allgemeine Informationen zur Umfirmierung und wie Sie erfasste Vollmachten bei vorliegender Gesamtrechtsnachfolge auf Ihren Nachfolger übertragen können.

2 Allgemeines zur Umfirmierung

Eine Umfirmierung Ihrer Kanzlei hat direkte Auswirkungen auf die von Ihnen registrierte Vollmachtsdatenbank und die darin erfassten Vollmachten.

Unter Umfirmierung sind insbesondere folgende Fälle zu verstehen:

Außerdem können folgende Konstellationen Auswirkungen auf Ihre Vollmachtsdatenbank haben:

3 Umsetzung bei der Berufskammer

Die Berufskammern können je nach Art der Umfirmierung die Anpassungen auf 3 Arten im Berufsregister hinterlegen.

  1. Namensänderung:
    Wenn die Berufskammer eine Namensänderung vornimmt, wird diese Änderung automatisch in die Vollmachtsdatenbank übernommen.
    Für eine ordnungsgemäße Rechnungsschreibung müssen Sie die Namensänderung in der Vollmachtsdatenbank zusätzlich unter Kanzlei verwalten | Vertragsdaten verwalten anpassen.
  2. Neuanlage:
    Wenn die Berufskammer ein neues Mitglied im Kammerverwaltungsprogramm anlegt, können im Rahmen einer Einzel/- bzw. Gesamtrechtsnachfolge oder eines identitätswahrenden Rechtsformwechsels die Vollmachten übertragen werden.
    Diese Übertragung muss über den Service der Vollmachtsdatenbank beauftragt werden (siehe Kapitel 4/5 zur Gesamtrechts- bzw. Einzelrechtsnachfolge oder Kapitel 6 zum Rechtsformwechsel).
  3. Tod des Berufsträgers:
    Verstirbt der Inhaber einer Einzelkanzlei erlischt das Nutzungsrecht für die Vollmachtsdatenbank.
    Die Kanzlei kann die Vollmachtsdatenbank weiter nutzen, wenn ein Praxisabwickler / Praxistreuhänder von der Kammer bestellt wird. Mit Ablauf der Bestellung ist dieses Dokument erneut zu prüfen.

Klären Sie mit Ihrer Berufskammer, welcher der oben genannten Fälle zutrifft.

4 Gesamtrechtsnachfolge

Bei einer Gesamtrechtsnachfolge gehen die Vollmachten auf den neuen Rechtsträger über. Die elektronischen Vollmachtsdaten können in diesem Fall auf die Vollmachtsdatenbank der Nachfolgekanzlei übertragen werden.

Ob in Ihrem Falle die zivil-, beruf- und verfahrensrechtlichen Voraussetzungen für eine Gesamtrechtsnachfolge (im Sinne der Abgabenordnung) vorliegen, sind durch Sie selbstständig und sorgsam zu prüfen.

Eine Übertragung von Vollmachten kann nur insgesamt und auf einen Rechtsnachfolger erfolgen. Eine teilweise Übertragung oder eine Übertragung verteilt auf mehrere Rechtsnachfolger ist technisch nicht möglich.

Nachdem Sie das Vorliegen einer Gesamtrechtsnachfolge geprüft haben, führen Sie folgende Schritte durch.

Vorgehen bei einer Gesamtrechtsnachfolge

Vorgehen:

Registrieren Sie die Nachfolgekanzlei für die Vollmachtsdatenbank, wenn diese noch nicht registriert ist. Eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokument 1036447. Erfassen Sie noch keine neue Vollmachten.

Anschließend füllen Sie je nach Berufskammer das entsprechende Weisungsformular aus und senden das unterschriebene und eingescannte Formular per E-Mail an die angegebene Adresse:

Ausfüllhilfe:

  • Auftraggeber ist die Kanzlei, welche die Vollmachten übernimmt (der Rechtsnachfolger).
  • Ursprungskanzlei ist die Kanzlei, welche die Vollmachten abgibt.
  • Kanzleidaten und Beraternummern / Teilnehmernummern sind so anzugeben, wie sie direkt in der Vollmachtsdatenbank ersichtlich sind.

Achtung

Im Rahmen des Vollmachtenübertrags wird der bestehende Übermittlungsstatus übernommen, sofern die aufnehmende Vollmachtsdatenbank keine Vollmachten enthält. Sind dort bereits Vollmachten vorhanden, ist es erforderlich, die übertragenen Vollmachten erneut an das Finanzamt zu übermitteln.

Anschließend werden Ihre Vollmachtsdaten entsprechend dem Weisungsformular übertragen.

Sie werden nach erfolgtem Übertrag informiert. Prüfen Sie die Vollmachten und vergebenen Untervollmachten auf Richtigkeit.

5 Einzelrechtsnachfolge

Bei einer Einzelrechtsnachfolge gehen die Vollmachten auf den neuen Rechtsträger über. Die elektronischen Vollmachtsdaten können in diesem Fall auf die Vollmachtsdatenbank der Nachfolgekanzlei übertragen werden.

Ob in Ihrem Falle die zivil-, beruf- und verfahrensrechtlichen Voraussetzungen für eine Einzelrechtsnachfolge (im Sinne der Abgabenordnung) vorliegen, sind durch Sie selbstständig und sorgsam zu prüfen.

Eine Übertragung von Vollmachten kann nur insgesamt und auf einen Rechtsnachfolger erfolgen. Eine teilweise Übertragung oder eine Übertragung verteilt auf mehrere Rechtsnachfolger ist technisch nicht möglich.

Nachdem Sie das Vorliegen einer Einzelrechtsnachfolge geprüft haben, führen Sie folgende Schritte durch.

Vorgehen bei einer Einzelrechtsnachfolge

Vorgehen:

Registrieren Sie die Nachfolgekanzlei für die Vollmachtsdatenbank, wenn diese noch nicht registriert ist. Eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokument 1036447. Erfassen Sie noch keine neuen Vollmachten.

Anschließend füllen Sie je nach Berufskammer das entsprechende Weisungsformular aus und senden das unterschriebene und eingescannte Formular per E-Mail an die angegebene Adresse:

Ausfüllhilfe:

  • Auftraggeber ist die Kanzlei, welche die Vollmachten übernimmt (der Rechtsnachfolger).
  • Ursprungskanzlei ist die Kanzlei, welche die Vollmachten abgibt.
  • Kanzleidaten und Beraternummern / Teilnehmernummern sind so anzugeben, wie sie direkt in der Vollmachtsdatenbank ersichtlich sind.

Achtung

Im Rahmen des Vollmachtenübertrags wird der bestehende Übermittlungsstatus übernommen, sofern die aufnehmende Vollmachtsdatenbank keine Vollmachten enthält. Sind dort bereits Vollmachten vorhanden, ist es erforderlich, die übertragenen Vollmachten erneut an das Finanzamt zu übermitteln.

Anschließend werden Ihre Vollmachtsdaten entsprechend dem Weisungsformular übertragen.

Sie werden nach erfolgtem Übertrag informiert. Prüfen Sie die Vollmachten und vergebenen Untervollmachten auf Richtigkeit.

6 Rechtsformwechsel

Wenn es sich bei der Umfirmierung um einen identitätswahrenden Rechtsformwechsel handelt und die Berufskammer eine Neuanlage durchführt (siehe Kapitel 3), können die Vollmachten mit folgenden Formularen übertragen werden:

Weisungsformular Rechtsformwechsel BStBK (PDF-Datei, Stand 07.06.2022)

Weisungsformular Rechtsformwechsel RA/WP (PDF-Datei, Stand 07.06.2022)

Achtung

Bei einem identitätswahrenden Rechtsformwechsel ist es nach dem Übertrag der Vollmachten notwendig, dass in der aufnehmenden Kanzlei unter Kanzlei verwalten|Vertragsdaten verwalten die aktuellen Rechnungsempfängerdaten hinterlegt werden.

Damit Ihnen der Button Kanzlei verwalten in der Vollmachtsdatenbank angezeigt wird, ist es notwendig, dass ein für die Kanzlei im Berufsregister als vertretungsberechtigt eingetragenes Authentifizierungsmedium verwendet wird (SmartCard für Berufsträger oder Kammermitgliedsausweis).

7 Elektronische Bekanntgabe der Bescheide

Nutzt die abgebende Kanzlei die elektronische Bekanntgabe der Bescheide über die Vollmachtsdatenbank, so ist so ist ein Übertrag der Vollmachten nur möglich, wenn die aufnehmende Kanzlei die elektronische Bekanntgabe der Bescheide aktiviert und eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigungsmail in der Vollmachtsdatenbank hinterlegt hat.

Eine Anleitung wie vorzugehen ist, befindet sich im Dokument Elektronische Bekanntgabe der Bescheide (DIVA III) in der Vollmachtsdatenbank (Dok.-Nr.: 1026788).

Wünscht die aufnehmende Kanzlei keine digitalen Bescheide, so kann diese nach dem Übertrag der Vollmachten den Haken für die elektronische Bescheidbekanntgabe aus den Vollmachten entfernen.

Im Rahmen der Übertragung der Vollmachten wird die abgebende Kanzlei deregistriert. In dem Moment können keine Bescheide mehr für die abgebende Kanzlei abgerufen werden. Stellen Sie daher sicher, dass die Bescheide möglichst vor der Deregistierung abgerufen werden. Ist ein Abruf nicht mehr möglich, fordern Sie die Bescheide bitte beim zuständigen Finanzamt auf Papier an.

8 Berechnung der Vollmachten bei Überträgen

Beim Übertrag von Vollmachten gibt es für die Berechnung der Vollmachten folgende Szenarien:

9 Vorgehen bei anderen Szenarien

Liegt keine Einzel-/ Gesamtrechtsnachfolge oder kein identitätswahrender Rechtsformwechsel vor, dürfen die Vollmachten nicht übertragen werden. Die übernehmende Kanzlei muss in diesem Fall neue (Papier-)Vollmachten einholen, sich selbst für die Vollmachtsdatenbank registrieren und die Vollmachten neu anlegen.

Deregistrieren Sie als abgebende Kanzlei Ihre Vollmachtsdatenbank (siehe: Dok.-Nr. 1071243) sobald die Vollmachtsdatenbank nicht mehr benötigt wird, oder schicken Sie eine schriftliche Kündigung (z. B. per E-Mail an die Adresse vollmachtsdatenbank@service.datev.de).

10 Übertrag von Vollmachten vom 14.12. - 31.12.

Hinweis

Aus technischen Gründen ist in der Zeit vom 14.12. – 31.12. keine Übertragung der Vollmachten möglich.

Eingehende Formulare werden ab dem ersten Werktag im Folgejahr bearbeitet.

11 Weiterführende Informationen