Zusammenspiel zwischen dem Berufsregister der Kammern und der Vollmachtsdatenbank
Dok.-Nr.: 1007910
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Auswirkungen eine Änderung im Berufsregister auf die Vollmachtsdatenbank hat.
2 Hintergrund
Die Vollmachtsdatenbank (VDB) ist ein Angebot der Bundessteuerberaterkammer sowie der Rechtsanwaltskammern und der Wirtschaftsprüferkammer an ihre Mitglieder. Deswegen ist die VDB abhängig von den Eintragungen im Berufsregister.
Was ist das Berufsregister?
Die regionalen Steuerberaterkammern führen jeweils ein Berufsregister. Über die Homepage der Bundessteuerberaterkammer kann ein elektronisches Gesamtverzeichnis aller in Deutschland bestellten bzw. anerkannten Steuerberater, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften eingesehen werden.
Die regionalen Rechtsanwaltskammern führen jeweils ein Berufsregister. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) führt das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis. Dies kann über die Homepage der BRAK eingesehen werden.
Die Wirtschaftsprüferkammer (WPK) führt ein Berufsregister für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (§ 37 Abs. 1 Satz 1 WPO).
Jeder Steuerberater / Rechtsanwalt / Wirtschaftsprüfer bzw. jede Kanzlei mit ihren Niederlassungen hat eine Eintragung im Berufsregister der jeweiligen Kammer. Hier sind die Vertretungsberechtigten (Inhaber, Gesellschafter, Geschäftsführer etc.) der Kanzlei hinterlegt.
3 Verbindung der Vollmachtsdatenbank zum Berufsregister
Als Voraussetzung zur Registrierung und Nutzung der Vollmachtsdatenbank muss bei den für die Kanzlei vertretungsberechtigten Berufsträgern ein Authentifizierungsmedium (Kammermitgliedsausweis, VDB-Zugangskarte, SmartCard/mIDentity für Berufsträger) hinterlegt sein. Bei der Registrierung der Vollmachtsdatenbank stimmen Sie der Aktivierung der Daten aus dem Berufsregister zu und wählen Ihre Kanzlei aus. Damit ist die Nutzung der Vollmachtsdatenbank an den Eintrag im Berufsregister geknüpft.
Gibt es Änderungen im Berufsregister stehen diese der VDB nach ca. 3 Werktagen zur Verfügung. Im Folgenden werden Änderungen im Berufsregister mit den Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank geschildert:
Änderung im Berufsregister | Umsetzung in der VDB |
Die Kammer trägt einen neuen Vertretungsberechtigten Berufsträger (z. B. Gesellschafter, Geschäftsführer, Partner etc.) ein. | Hat der Vertretungsberechtigte einen Kammermitgliedsausweis oder schon eine im Berufsregister bekannte VDB-Zugangskarte oder SmartCard für Berufsträger, erhält er damit direkt (nach Ablauf der ca. 2 Werktage) Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank. Andernfalls kann er ein Authentifizierungsmedium im Berufsregister hinterlegen lassen, siehe Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen und Registrierung (Dok.-Nr.: 1036447) unter Punkt 4. Bei Gesellschaften empfiehlt es sich für mind. zwei vertretungsberechtigte Berufsträger das Authentifizierungsmedium im Berufsregister hinterlegen zu lassen. Damit ist sichergestellt, dass beim Ausscheiden eines Berufsträger die Vollmachtsdatenbank weiterhin im Zugriff ist. Tipp: Bei Einzelunternehmer setzen Sie sich ggf. mit der Möglichkeit eines vorsorglichen Praxisvertreters auseinander, siehe Praxisvertreter, Praxistreuhänder, Praxisabwickler für die Vollmachtsdatenbank hinterlegen (Dok.-Nr.: 1007324) |
Der Name der Kanzlei wird geändert. | Nach 2-3 Tagen erscheint der geänderte Name in der Vollmachtsdatenbank automatisch. Prüfen Sie, ob es sich um eine Namensänderung, Anerkennung oder ggf. eine Umfirmierung handelt, siehe Vollmachtsdatenbank: Allgemeine Informationen bei Umfirmierung (Dok.-Nr.: 107116). |
Die Adresse der Kanzlei wird geändert. | Nach 2-3 Tagen erscheint die geänderte Adresse auch in der Vollmachtsdatenbank. Ergibt sich durch die Adressänderung ein Wechsel der Kammer, beachten Sie Vollmachtsdatenbank: Umzug der Kanzlei in einen anderen Kammerbezirk (Dok.-Nr.: 1005754). |
Die Mitgliedschaft wird beendet aufgrund § 45 StBerG Erlöschen der Bestellung | Der Vollmachtsdatenbank wird die Änderung übermittelt und es kommt zum Nutzungsentzug (siehe unten). Setzen Sie sich mit Ihrer Kammer in Verbindung. Die Kammer kann einen Praxistreuhänder oder –abwickler bestellen, siehe Praxisvertreter, Praxistreuhänder, Praxisabwickler für die Vollmachtsdatenbank hinterlegen (Dok.-Nr.: 1007324). Tipp: Bei einer GbR kommt es ebenfalls zu einem Nutzungsentzug (siehe unten). Klären Sie hier die Nachfolgeregelung. |
Es wird eine neue Niederlassungen angelegt. | Die Niederlassung kann durch den Vertretungsberechtigten siehe Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen und Registrierung (Dok.-Nr.: 1036447) für die Vollmachtsdatenbank registriert werden. |
Der Hauptsitz entfällt, die Niederlassung wird zum Hauptsitz geändert. | Für den Hauptsitz kommt es zu einem Nutzungsentzug für die Vollmachtsdatenbank. Gibt es jeweils eine Vollmachtsdatenbank für den Hauptsitz und eine für die Niederlassung können diese zusammengeführt werden.
Die Vollmachten werden auf die VDB der Niederlassung mit dem Status „Nicht übermittelt“ umgehoben. Diese können per Mehrfachauswahl wieder an die Finanzverwaltung übermittelt werden. |
4 Nutzungsrecht entfällt
Wenn eine der Voraussetzungen entfällt, erlischt das Nutzungsrecht zur Vollmachtsdatenbank laut Nutzungsvertrag 8.3 (Vollmachtsdatenbank: Blanko-Nutzungsvertrag zu Informationszwecken (für Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte (Dok.-Nr.: 1080470)):
- Vertretungsberechtigte Person ist für die Kanzlei im Berufsregister hinterlegt
- Vertretungsberechtigte Person hat ein Authentifizierungsmedium (Kammermitgliedsausweis, VDB-Zugangskarte, SmartCard/mIDentity für Berufsträger) im Berufsregister hinterlegt
Beim Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank erhalten Sie die Meldung „Sie sind nicht berechtigt zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank“. Es besteht kein Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank mehr. Die Berechtigungen zur Datenabfrage für die Berufsträgerkarte und die unterbevollmächtigte SmartCard sind erloschen.
Die Vollmachten bleiben bis zu 6 Monaten in der Vollmachtsdatenbank erfasst. Die ersten 30 Tage dieser 6 Monate bleiben die Vollmachten gegenüber der Finanzverwaltung auch übermittelt. Danach erlischt die Übermittlung der Vollmachten und der Status ändert sich auf "Nicht übermittelt", dann besteht gegenüber der Finanzverwaltung keine Vollmacht mehr.
Innerhalb dieser 6 Monate kann die Vollmachtsdatenbank z.B. durch einen weiteren Berufsträger, durch Eintragung eines Praxisvertreters, -treuhänder, -abwickler wieder geöffnet werden, siehe Praxisvertreter, Praxistreuhänder, Praxisabwickler für die Vollmachtsdatenbank hinterlegen (Dok.-Nr.: 1007324).
5 Weitere Informationen
Vollmachtsdatenbank: Grundlegende Informationen (Dok.-Nr.1080468)