Funktionen unter Kanzleiverwaltung
Dok.-Nr.: 1049759
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Funktionen in der Vollmachtsdatenbank unter Kanzlei verwalten zur Verfügung stehen.
2 Hintergrund
Damit Ihnen der Button Kanzleiverwaltung in der Vollmachtsdatenbank angezeigt wird, ist es notwendig, dass ein für die Kanzlei im Berufsregister als vertretungsberechtigt eingetragenes Authentifizierungsmedium verwendet wird (SmartCard für Berufsträger oder Kammermitgliedsausweis).
3 Berechtigungen vergeben
Unter Berechtigung vergeben können die SmartCards der Mitarbeitenden für den Zugang zur Vollmachtsdatenbank und für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung berechtigt werden.
Berechtigungen vergeben
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Berechtigungen anklicken. Alle von der Finanzverwaltung akzeptierten Zugangsmedien der Kanzlei werden nun angezeigt.
In der Spalte Zugang VDB wird das Kontrollkästchen aktiviert, wenn mit dieser SmartCard in der VDB gearbeitet werden soll.
In der Spalte Untervollmacht für alle Mandanten wird das Kontrollkästchen aktiviert, wenn mit dieser SmartCard der Datenabruf bei der Finanzverwaltung erfolgen soll.
Die gewünschten Berechtigungen für die Mitarbeitenden einstellen und speichern.
 | Hinweis |
|---|---|
Die Untervollmacht gilt für alle in der VDB erfassten Vollmachten, bei denen in der jeweiligen Vollmacht die Option „Der/Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu vergeben und zu widerrufen“ gesetzt ist. |
Weitere Informationen zur Vergabe von Vollmachten sind zu finden unter Vollmachtsdatenbank: Untervollmachten vergeben (Dok.-Nr.: 1003328).
4 Bekanntgabeadresse(n)
Unter Bekanntgabeadresse (n) kann die bei der Kammer gespeicherte Anschrift um Straßen-, Postfach- oder Großkundenangaben sowie um weitere Kontaktdaten ergänzt werden.
Bekanntgabeadresse (n)
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Bekanntgabeadresse(n) anklicken. Vorhandene Bekanntgabeadresse(n) werden angezeigt.
Um eine neue Straßenadresse anzulegen, auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.
Angaben für die Straßenadresse erfassen: Straße, PLZ/Ort und Land.
Um eine neue Postfach- oder Großkundenadresse anzulegen, die Option Abweichende Anschrift aktivieren und die entsprechenden Angaben erfassen.
Sollen Bescheide elektronisch bekannt gegeben werden, die Option Bekanntgabeadresse in elektronischer Form aktivieren.
Eine gültige E‑Mail-Adresse erfassen.
Wird die Kommunikation aktiviert, können die Felder Telefon, E‑Mail, Internet und Fax erfasst werden.
Änderungen mit Speichern übernehmen.
5 Kanzleiname
Der bei der Kammer geführte Kanzleiname juristischer Personen darf für die Übermittlung an die Finanzverwaltung höchstens 103 Zeichen lang sein. Bei Überlänge kann der Kanzleiname gekürzt werden.
 | Achtung |
|---|---|
Dieser Menüpunkt wird bei natürlichen Personen/Einzelkanzleien nicht angezeigt. |
Kanzleiname
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Kanzleiname anklicken.
Den Kanzleinamen bei Bedarf auf maximal 103 Zeichen kürzen.
Änderungen mit Speichern übernehmen.
| Hinweis |
|---|---|
|
6 Berechnete Vollmachten
Unter Berechnete Vollmachten können alle Vollmachten angezeigt werden, welche berechnet worden sind.
Berechnete Vollmachten
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Berechnete Vollmachten anklicken.
Den gewünschten Leistungszeitraum im Menü auswählen.
Auf das Menü Herunterladen klicken.
Die Daten stehen danach als CSV-Datei zur Verfügung.
7 Löschprotokoll
Unter Löschprotokoll können alle gelöschten Vollmachten angezeigt werden.
Löschprotokoll
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Löschprotokoll anklicken.
Den gewünschten Zeitraum auswählen.
Auf die Schaltfläche Herunterladen klicken.
Die Daten stehen danach als CSV-Datei zur Verfügung.
8 Vertragsdaten
Unter Vertragsdaten können die Vertragsdaten der Kanzlei angepasst werden.
Vertragsdaten
Vorgehen:
Den Reiter Kanzleiverwaltung auswählen.
In der Liste den Eintrag Vertragsdaten anklicken.
In diesem Dialogfenster finden Sie ihre Angaben zum Rechnungsempfänger, zur Bankverbindung für die Zahlung per SEPA Lastschriftmandat und zu den Kommunikationsdaten.
Auf Bearbeiten klicken, um die Rechnungsempfängerdaten ändern. Weitere Informationen unter Vollmachtsdatenbank: Rechnungsempfängerdaten ändern (Dok.-Nr.: 1026954).
Die gewünschten Änderungen vornehmen. Änderungen mit Übernehmen bestätigen.