Datenschutz-Steckbrief Vollmachtsdatenbank
Dok.-Nr.: 1002718
1 Über dieses Dokument
Als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erfüllen. In diesem Datenschutz-Steckbrief erhalten Sie die produktbezogenen Informationen zur Umsetzung dieser Anforderungen.
Weitere Informationen:
- Überblick der Anforderungen und Hinweise für deren Umsetzung: Einstiegsdokument für den Verantwortlichen im Sinne der DS-GVO bei der Nutzung von DATEV-Produkten
- Zielsetzung der Datenschutz-Steckbriefe
Wenn Sie das Produkt außerhalb Deutschlands einsetzen, müssen Sie die nationale Gesetzgebung und die damit verbundenen Fristen beachten.
2 Allgemeine Angaben
Die folgenden produktspezifischen Angaben orientieren sich an der Struktur der DS-GVO.
2.1 Art und Zweck der Verarbeitung
Angaben für Art. 13 Abs. 1 lit. c, 14 Abs. 1 lit. c und 15 Abs. 1 lit. a DS-GVO
Der Zweck der Verarbeitung (s. Leistungsbeschreibung Kap. 4.2), die Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten (s. Leistungsbeschreibung Kap. 4.3) sind in der Leistungsbeschreibung aufgeführt.
2.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten
Angaben für Art. 13 Abs. 1 lit. c und 14 Abs. 1 lit. c DS-GVO
Zweck der Verarbeitung | Art der Rechtsgrundlage | Erläuterung |
|---|---|---|
Elektronische Verwaltung der Vollmachten der Mandanten der teilnehmenden Nutzer | Rechtliche Verpflichtung Einwilligung | § 80a AO - Elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an Landesfinanzbehörden § 80 AO - Bevollmächtigte und Beistände BMF-Schreiben vom 01.08.2016 – IV A 3 – S 0202/15/10001 (amtlich bestimmtes Vollmachtsformular) |
Übermittlung der Vollmachtsinhalte (Vertretungsvollmacht) zur Speicherung bei der Finanzverwaltung für verschiedene Zwecke wie z. B. Steuerkontoabfrage und Bekanntgabevollmacht | ||
Vergabe von Berechtigungen für den Zugriff auf die elektronischen Daten der Mandanten bei der Finanzverwaltung |
2.3 Informationen zu Speicherung und Löschung personenbezogener Daten
Angaben für Art. 13 Abs. 2 lit. a, 14 Abs. 2 lit. a und 15 Abs. 1 lit. d DS-GVO.
In der Tabelle werden alle Datenpakete genannt, die personenbezogene Daten enthalten.
Zu jedem Datenpaket erhalten Sie diese Informationen:
- Rechtliche Grundlage für die Speicherung.
- Startzeitpunkt: Zeitpunkt, ab dem die Vorhaltefrist und die Löschfrist beginnen.
- Vorhaltefrist: So lange müssen Sie die Daten aufbewahren.
- Löschfrist: Wenn keine fristverlängernden Sachverhalte vorliegen, müssen Sie spätestens zum Ende dieser Frist die Daten löschen.
Datenpaket | Rechtliche Grundlage für die Speicherung | Startzeitpunkt | Vorhaltefrist / Löschfrist |
|---|---|---|---|
Vollmachtsdaten (Identifikationsdaten des Vollmachtgebers) | BMF-Schreiben vom 01.08.2016 – IV A 3 – S 0202/15/10001: Zeilen 40 und 41 des amtlich bestimmten Vollmachtsformulars zur Vertretung in Steuersachen („Ich bin damit einverstanden, dass alle Daten dieser Vollmacht elektronisch in einer Vollmachtsdatenbank gespeichert und an die Finanzverwaltung übermittelt werden“) | Löschung der Vollmacht | Keine / 6 Monate gemäß Nutzungsvertrag zur Vollmachtsdatenbank |
2.4 Informationen zu Empfängerkategorien
Angaben für Art. 13 Abs. 1 lit. e, 14 Abs. 1 lit. e und 15 Abs. 1 lit. c DS-GVO
Personenbezogene Daten können über Programmfunktionen weitergegeben werden. Empfängerkategorien für diese Daten können sein:
- Finanzverwaltung
- Auftragsverarbeiter
2.5 Informationen zu Externen Datenquellen
Angaben für Art. 14 Abs. 2 lit. f und 15 Abs. 1 lit. g DS-GVO
Personenbezogene Daten können über Programmfunktionen importiert werden. Externe Datenquellen können sein:
- Finanzverwaltung
3 Anleitungen
Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Betroffene haben das Recht auf Auskunft und ggf. das Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung ihrer Daten (Betroffenenrechte).
In den folgenden Kapiteln finden Sie die Anleitungen, mit denen Sie die Betroffenenrechte und die Löschanforderungen erfüllen können.
Wenn Sie personenbezogene Daten außerhalb von DATEV-Produkten verwenden, können zusätzliche Schritte notwendig werden.
3.1 Auffinden und Berichtigen
Anleitungen für das Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO) und das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
In der Vollmachtsübersicht werden die Vollmachten angezeigt. Es kann hier gezielt nach Vollmachten (Vollmachtgeber) gesucht werden. Berichtigen können Sie die Daten durch ein Öffnen der entsprechenden Vollmacht per Doppelklick. Das Vorgehen hierfür ist in der Hilfe zur Vollmachtsdatenbank unter den Abschnitten „Vollmachten suchen“ und „Vollmachten bearbeiten“ beschrieben.
3.2 Löschen
Anleitungen für das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) und zur Umsetzung des Löschkonzepts
In der Vollmachtsübersicht werden die Vollmachten angezeigt. Wählen Sie hier die Vollmacht, die Sie löschen möchten mittels Klick auf das Kontrollkästchen am Zeilenanfang aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vollmachten löschen“ über der Vollmachtsliste. Das Vorgehen hierfür ist in der Hilfe zur Vollmachtsdatenbank unter dem Abschnitt „Vollmacht löschen“ beschrieben.
Bitte beachten Sie: Werden an die Finanzverwaltung übermittelte Vollmachten gelöscht, wird die Löschung und somit der Widerruf der Vollmacht am nächsten Werktag Montag bis Freitag ausgenommen Feiertage an die Finanzverwaltung übermittelt.
3.3 Verarbeitung einschränken
Anleitungen für das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Zum Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten nutzen Sie in der Vollmachtsübersicht unter „Kanzlei verwalten“ die Funktion „Berechtigungen verwalten…“. Das Vorgehen hierfür ist in der Hilfe zur Vollmachtsdatenbank unter dem Abschnitt „Berechtigungen vergeben“ beschrieben.
3.4 Exportieren
Anleitungen für das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
In der Vollmachtsübersicht werden die Vollmachten angezeigt. Wählen Sie hier die Vollmacht, die Sie exportieren möchten mittels Klick auf das Kontrollkästchen am Zeilenanfang aus. Falls Sie alle Vollmachten exportieren möchten, brauchen Sie keine Vollmachten explizit auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Liste exportieren“ über der Vollmachtsliste. Es öffnet sich das Dialogfenster „Liste exportieren“. Ändern Sie gegebenenfalls den Dateinamen für die Exportdatei und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Exportieren. Im Anschluss öffnet sich die Exportdatei. Sie können die Exportdatei speichern und ggf. bearbeiten, z.B. mit Microsoft Excel. Das Vorgehen hierfür ist in der Hilfe zur Vollmachtsdatenbank unter dem Abschnitt „Liste exportieren“ beschrieben.
4 Technische Informationen
Die Anwendung Vollmachtsdatenbank verarbeitet personenbezogene Daten auch für weitere Zwecke technischer Art (z. B. Qualitätssicherung, Nachweisbarkeit). Diese Daten können den Informationspflichten gem. Art. 13 und 14 DS-GVO unterliegen.
Da diese Daten automatisch gelöscht werden, sind keine weiteren Schritte notwendig. Wenn Daten vor Ende der angegebenen Speicherdauer gelöscht werden sollen, wenden Sie sich an den Programmservice (DATEV-Telefonverzeichnis).
4.1 Fehlerprotokolle, Verlaufsprotokolle, Ereignisprotokolle
Zum Zweck der Qualitätssicherung und für potenzielle Fehleranalysen werden folgende Daten protokolliert:
- Interaktionen und Identifikationsdaten des Anwenders
- Identifikationsdaten des Mandanten
Die gespeicherten Informationen werden spätestens nach 60 Tagen automatisch gelöscht.
4.2 Nachweisprotokolle
Zum Zweck der Nachweisbarkeit und für die DATEV-Rechnungsschreibung werden folgende Daten protokolliert:
- Interaktionen und Identifikationsdaten des Anwenders
- Identifikationsdaten des Mandanten
Die gespeicherten Informationen werden spätestens nach 13 Monaten automatisch gelöscht.
Zum Zweck des Nachweises einer durchgeführten Datenübermittlung an Dritte werden folgende Daten gespeichert:
- die zu übermittelnden Daten
Die gespeicherten Informationen werden spätestens 13 Monate nach Löschung der Vollmacht automatisch gelöscht.
4.3 Statistische Protokolle
Dieser Abschnitt trifft für das vorliegende Produkt nicht zu.
4.4 Auswahlliste, Vorbelegung, Cache, Austauschdaten
Dieser Abschnitt trifft für das vorliegende Produkt nicht zu.
4.5 Benutzereinstellungen
Zum Zweck des Bedienkomforts und der Performance werden folgende Daten protokolliert:
- Interaktionen und Identifikationsdaten des Anwenders
- Benutzereinstellungen (z. B. Spaltenbreite der Vollmachtsliste)
Die gespeicherten Informationen werden mit Löschen der jeweiligen Kanzlei gelöscht.