Vollmacht anlegen

Dok.-Nr.: 1048846

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in der Vollmachtsdatenbank eine Vollmacht anlegen.

2 Anlage Vollmacht

Folgend werden die verschiedenen Anlagemöglichkeiten für Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank beschrieben. Die gemachten Angaben in der Vollmacht dienen der eindeutigen Identifikation gegenüber der Finanzverwaltung.

2.1 Vollmacht für natürliche Person/Einzelunternehmen anlegen

Anlage Vollmacht für natürliche Person/Einzelunternehmen

Voraussetzung:

Vorgehen:

In der Vollmachtsdatenbank die Schaltfläche Neue Vollmacht wählen.

Das Vollmachtsformular öffnet sich.

Mandantentyp Natürliche Person / Einzelunternehmen auswählen.

Titel (z. B. „Dr.“, „Prof.“) optional erfassen.

Nachname des Vollmachtgebers eintragen.

Vorname des Vollmachtgebers eintragen.

Mandantennummer aus der eigenen Kanzleisoftware optional erfassen.

IdNr. (11-stellige Identifikationsnummer) eintragen.

W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) optional erfassen, sofern vorhanden.

Geburtsdatum vollständig (Tag, Monat, Jahr) oder

teilweise, sofern nur Jahr bzw. Monat/Jahr bekannt ist, eintragen.

Hinweis

Verschiedene Optionen bei Erfassung des Geburtsdatums

  • Vollständiges Geburtsdatum: Tag, Monat und Jahr bekannt
  • Teilweise bekanntes Geburtsdatum:
    • nur Geburtsjahr oder
    • Geburtsmonat und Geburtsjahr bekannt

Eingaben prüfen und die Vollmacht speichern.

2.2 Vollmacht für Unternehmen anlegen

Anlage Vollmacht für Unternehmen

Voraussetzung:

Vorgehen:

In der Vollmachtsdatenbank die Schaltfläche Neue Vollmacht wählen.

Das Vollmachtsformular öffnet sich.

Mandantentyp Unternehmen auswählen.

Vollständigen Unternehmensnamen, wie er offiziell geführt wird, erfassen.

Mandantennummer aus der eigenen Kanzleisoftware optional erfassen.

USt-IdNr. ein (z. B. "DE" + numerischer Wert) optional erfassen.

W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) optional erfassen, sofern vorhanden.

Eingaben prüfen und die Vollmacht speichern.

Hinweis

Neurungen durch die W-IdNr.

Seit dem 04.12.2025 kann in der Vollmachtsdatenbank die W-IdNr. erfasst werden.

Diese hat aktuell noch keine Auswirkung auf das Verfahren der Vollmachtsdatenbank.

Sind USt-ID und W-IdNr. in einer Vollmacht erfasst, müssen beide Werte identisch sein.

Innerhalb einer Kanzlei muss die W-IdNr. eindeutig sein.

Aus technischen Gründen benötigt die Finanzverwaltung weiterhin die Angabe der Steuernummern für die die Vollmacht gelten soll.

Achtung

USt-ID bleibt trotz W-IdNr. bestehen!

Die USt-ID ist bei der Rechnungsschreibung Pflicht, um eine doppelte Bepreisung der Vollmachten zu vermeiden.

Hinweis

Rechtsform entfällt

  • Für eine Übermittlung an die Finanzverwaltung wird die Rechtsform nicht mehr benötigt.
  • Der Abgleich von Unternehmensname und Rechtsform zwischen VDB und Finanzverwaltung zur eindeutigen Identifikation des Vollmachtgebers war wegen unterschiedlicher Rechtsformschreibweisen oft nicht gewährleistet.

3 Steuernummer erfassen,bearbeiten und löschen

3.1 Steuernummer erfassen

In der Vollmachtsdatenbank können eine oder mehrere Steuernummern erfasst werden.

Steuernummer erfassen

Vorgehen:

Im geöffneten Vollmachtsformular die Schaltfläche Steuernummer erfassen auswählen.

Der Dialog Steuernummer erfassen öffnet sich.

Das Bundesland und das Finanzamt auswählen.

Die Steuernummer des Mandanten eingeben.

Wenn keine Steuernummer vorhanden ist, das Kontrollkästchen Steuernummer nicht vorhanden aktivieren.

In diesem Fall sind Bundesland und Finanzamt dennoch anzugeben.

Die Eingabe mit OK speichern.

Soll eine weitere Steuernummer erfasst werden, sind die beschriebenen Schritte zu wiederholen.

Achtung

  • Bei der Erfassung einer Steuernummer in der VDB erfolgt keine Vorbelegung der Felder.
  • Die Steuernummer wird nach dem Verlassen des Feldes geprüft und formatiert.

3.2 Steuernummer bearbeiten

In der Vollmachtsdatenbank kann eine bereits erfasste Steuernummer geändert werden.

Steuernummer bearbeiten

Vorgehen:

Das zu bearbeitende Vollmachtsformular mit einem Klick auf die entsprechende Zeile in der Vollmachtsliste öffnen.

Die zu ändernde Steuernummer durch Doppelklick auswählen.

Der Eingabedialog Steuernummer bearbeiten wird geöffnet.

Die erforderlichen Änderungen eingeben.

Die Eingaben mit OK speichern.

3.3 Steuernummer löschen

In der Vollmachtsdatenbank kann eine bereits erfasste Steuernummer gelöscht werden.

Steuernummer löschen

Vorgehen:

Das zu bearbeitende Vollmachtsformular öffnen.

Die zu löschende Steuernummer durch einen Klick auf die entsprechende Zeile auswählen.

Die Schaltfläche Steuernummer löschen auswählen.

Zum Speichern und Schließen der Vollmacht OK auswählen.